Über das Konzept Workation ermöglichen es Arbeitgeber ihren Mitarbeitern, für eine begrenzte Zeit aus dem Ausland zu arbeiten. Doch ein solcher Arbeitstrip erfordert einiges an ...
Über das Konzept Workation ermöglichen es Arbeitgeber ihren Mitarbeitern, für eine begrenzte Zeit aus dem Ausland zu arbeiten. Doch ein solcher Arbeitstrip erfordert einiges an Vorbereitung. Je nach Zielland müssen unterschiedliche Regelungen eingehalten werden.
Weder im Büro noch im Homeoffice, sondern von einem Urlaubsort aus arbeiten – das Konzept "Workation", also "work" und "vacation" in einem, ist in der Immobilienbranche längst angekommen. In einer
Onlineumfrage der Immobilien Zeitung (IZ) gab mehr als jeder zweite (54%) von knapp 300 Teilnehmern an, gerne einmal mit dem Arbeitslaptop wegfahren und an Meetings in dieser Zeit via Online-Schalte teilnehmen zu wollen.
Zwei Mitarbeiter, die das schon in die Tat umgesetzt haben, sind Alina Schöne und Tobias Brunner von Cobalt. Als Headhunter besetzen sie Stellen für Unternehmen aus der Bau- und Immobilienwirtschaft, und das zeitweise von Barcelona oder Lissabon aus. "Ich fand es schön, dass man in einem anderen Land sein und arbeiten kann, aber tatsächlich auch mal weg von Zuhause ist", sagt Schöne. Im Gegensatz zu einer normalen Urlaubsreise habe sie es geschätzt, dass sie durch einen längeren Aufenthalt im Ausland richtig in die Kultur eintauchen konnte. "Ich war teilweise produktiver als im Büro. Weil ich einfach diesen Drive hatte und weil ich wusste, ich starte früh, bin ich effektiv durch den Tag gegangen." Die neue Umgebung habe ihre Motivation befeuert.
Gesteigerte Produktivität in neuer Umgebung
Dabei entstand das Konzept im Unternehmen aus einem Scherz heraus, wie HR-Director Susanne Franke berichtet. Zum ersten Mal sei die Idee während eines Leaderevents auf Mallorca aufgekommen. Schnell hätten sie gemerkt, dass das Arbeiten in der Sonne gar nicht so abwegig ist. Bis zur vollständigen Umsetzung des Angebots musste Franke zusammen mit einer Inhouse-Juristin jedoch viele organisatorische Punkte beachten und regeln. "Wir haben uns ein gutes halbes Jahr mit dem Thema beschäftigt, weil es doch komplexer ist, als wir eingangs dachten", erinnert sie sich. Als Beispiele zählt sie sozialversicherungs-, steuer- und arbeitsrechtliche Aspekte auf, die beim Arbeiten vom Ausland aus zu berücksichtigen sind. Dabei holten sie auch Rat bei einer Steuerkanzlei und einem Juristen ein.
Denn den Überblick zu behalten, ist herausfordernd. Beispielsweise gelten für Zielländer außerhalb der EU andere Rahmenbedingungen als innerhalb. Dies schränkte die möglichen Workation-Ziele für die Cobalt-Mitarbeiter beim Start des Angebots im Juni 2022 ein. Dadurch sind die Mitarbeiter von Cobalt aber auf der sicheren Seite, wenn es um das Thema Datenschutz geht. Die Verordnung, nach der sie in Deutschland mit Kontakten von Kunden oder Kandidaten umgehen, gilt in ihrer Form EU-weit, sodass keine Arbeitsprozesse umgestellt werden müssen.
Als eine der größten rechtlichen Hürden sieht Franke aus unternehmerischer Sicht das Betriebsstättenrisiko. Wenn im Ausland ein Büro oder eine Wohnung von einem Unternehmen gemietet wird, können je nach Land dafür Steuern fällig werden. Die Cobalt-Mitarbeiter kümmern sich um ihre Unterkünfte deshalb selbst.
Organisatorischer Aufwand auf allen Seiten
Mehr als 20 Tage dürfen sie aber nicht verreisen. Durch die strenge Grenze können sie sich bei den EU-Zielen sicher sein, im Gastland keine Steuern abführen zu müssen. Einige Besonderheiten im Arbeitsalltag, das weiß Brunner, hängen aber nicht nur mit der Reisedauer zusammen. So etwa eine Zeitverschiebung, die es bei der Organisation von Arbeitszeiten und Kundenterminen zu beachten gilt.
Aber nicht nur das müssen Mitarbeiter wie Schöne und Brunner vor Reiseantritt berücksichtigen. "Man sollte darauf achten, neben seinem Arbeitsequipment auch eine sogenannte A1-Bescheinigung mitzuführen", erklärt Franke. Nur so seien die Mitarbeiter im Ausland abgesichert, wenn es zu einem Arbeitsunfall kommt.
Aus Gesprächen mit Kandidaten wissen Franke und ihre Kollegen, dass nicht nur ihre, sondern auch Mitarbeiter anderer Unternehmen Flexibilität vom Arbeitgeber in der Frage nach dem Arbeitsort verlangen. Workation anzubieten, könnte je nach Aufgabenprofil also auch Bewerber anlocken. Noch werde in solchen Segmenten wie etwa dem Property- und Asset-Management oder in der kaufmännischen Projektentwicklung eher der Wunsch nach Homeoffice als nach Workation geäußert. "Das sind auch Berufe, bei denen man teilweise einfach vor Ort sein muss", erklärt Schöne. In der Buchhaltung sähe das vielleicht anders aus. Ein Bauleiter sei viel auf Baustellen und müsse sich auch Urlaub nehmen, ergänzt Brunner.
In der Onlineumfrage der IZ gaben 15% der Teilnehmenden an, für ein Workation-Angebot sogar den Arbeitgeber wechseln zu wollen. Alina Schöne ist froh, dass sie das Workation ausprobieren konnte. "Ich bin mit neuen Eindrücken nach Hause gekommen, war erholt und das Business hat in der Zeit dennoch nicht gelitten. Für uns als Unternehmen war Workation deshalb auf jeden Fall ein absolutes Win-win."
